[Zac Bears]: O Comitê do Conselho da Cidade para toda a reunião, em 29 de abril de 2025, é chamado para encomendar o Sr. Clerk, ligue para o Conselho de Roll Callahan. O vice -presidente dos Conselhos de Collins também está ausente, o conselheiro Scarpelli está ausente, dizendo que o Conselho, o Presidente Bears, os seis pedidos presentes e presentes e a reunião é convocada à Ordem, haverá uma reunião do Comitê do Conselho da cidade de Medford da totalidade da Totalidade. Às 18h, no segundo andar da Câmara do Conselho Municipal de Medford, 85 George B tem que dirigir no meio de Massachusetts e através dos elementos da discussão de ação do Zoom 25039 Processo orçamentário anual para o promotor 2026. Reunião de Orçamento Preliminar. Número um, esta será a primeira reunião orçamentária preliminar do processo de orçamento do ano fiscal 26. O prefeito informou que os seguintes departamentos serão o atual Conselho de Envelhecimento, Finanças e Aquisições. E apenas para perceber, o processo até este ponto, os conselheiros apresentaram recomendações de orçamento individuais para consideração e muitos de todo o dia 13 de março. Realizamos uma reunião do comitê de toda a reunião conjunta de 18 de março do Comitê Municipal e do Comitê da Escola em 19 de março, o Conselho da Cidade apresentou recomendações para o orçamento coletivo ao prefeito em 25 de março, e estamos realizando reuniões preliminares do orçamento entre agora e 21 de maio com nossos líderes de departamento, e o prefeito apresentará uma proposta orçamentária abrangente para o Conselho da Cidade antes de sexta -feira, 2025. As reuniões preliminares do orçamento e o comitê de tudo serão na terça -feira, 29 de abril, às 18h. Amanhã, quarta -feira, 30 de abril de 2025 às 19h Terça -feira, 6 de maio de 2025 às 18h Terça -feira, 20 de maio de 2025 às 18h E quarta -feira, 21 de maio de 2025 às 18h Então, com isso, realmente depende de você. Eu sei que Bob está aqui para finanças e talvez também uma visão geral. Talvez Nina, você esteja aqui para uma descrição geral. Pam está aqui para o Conselho Envelhecimento, qualquer pessoa que deseje aceitá -lo, nós o levaremos.
[Nina Nazarian]: Muito obrigado, o presidente Bears, se ele estiver bem com meus colegas, e eu organizo organalmente que uma visão geral de provavelmente começar é o lugar para começar, e eu aprecio qualquer comentário do diretor de Finanças Dickinson também. Em um nível muito alto, ainda estamos revisando os orçamentos que foram apresentados pelos departamentos e atualmente temos um déficit de aproximadamente um milhão de dólares. Continuamos monitorando fundos estaduais e federais para renda e subsídios que estão chegando, ou potencialmente não. Esperamos que não seja esse o caso, mas Obviamente, essa é uma situação muito ativa que está sendo monitorada por cada organização provavelmente em tudo A nação que recebe fundos federais. Continuamos a receber aumentos propostos de organizações externas também. Então, eles ainda estão chegando que formulam nosso orçamento também. E vimos como o conselho sabe, vimos aumentos significativos de desperdício, nosso contrato de resíduos e nossos custos de resíduos como comunidade, mas também com relação ao seguro de saúde, você sabe, mas, ao revisarmos os orçamentos, também estamos vendo aumentos em contratos significativos nesses orçamentos. Então, apenas um nível muito alto. Isso é tudo o que tenho por enquanto.
[Zac Bears]: Excelente. Director Dickinson.
[Bob Dickinson]: Bem, apenas para afirmar o que eles me dizem que terão um pescoço mais longo para isso. Muito mais fácil. Sim, suponho. Não sei. Eu tenho muito espaço. Hum, é apenas para afirmar o que o chefe de pessoal disse. Hum, você sabe, ainda estamos revisando. Temos folhas de cerejeira. Temos a recomendação da câmera, mas a recomendação do Senado ainda não chegou. E obviamente as finais não estão lá. Estamos revisando os recibos locais novamente. Hum, devido à forma como as contas se apagam. Não tem Números completos sobre a renda de impostos especiais de veículos motorizados este ano, o que nos permite prever o que será no próximo ano. Simplesmente adiciona ao nosso resumo de cinco anos de tudo isso. Então é isso que eu tenho revisado. Novo crescimento com o avaliador, e há algum doce de açúcar que realmente não, você sabe, temos um número, mas pode variar com Você sabe, US $ 150.000 em cada sentido. Então, continuamos revisando tudo isso. E como você verá no meu orçamento, há alguns aumentos que não podemos evitar pagar. Então, temos que fazer isso, temos que permitir isso. Então é aí que estamos no orçamento.
[Zac Bears]: Muito bom, o conselheiro Lazzaro.
[Emily Lazzaro]: Obrigado. Agradeço por ter apresentado isso. Você pode me dizer onde está o déficit de um milhão de dólares apenas para o nosso entendimento?
[Nina Nazarian]: Não precisamos desse pescoço de cisne adicional para mim e Bob. Há muito espaço para você. Não se preocupe com isso. Eu realmente não pude responder isso porque temos vários orçamentos diferentes para os quais ainda estamos acontecendo, e não é como se tivéssemos demarcado de alguma forma onde o aumento é exatamente. Por exemplo, temos um contrato no orçamento da DPW que aumenta 66%. Não é como se eu tivesse pegado isso e adicioná -lo. Infelizmente, é apenas um resultado final cumulativo. Eu nem saberia como fazer isso necessariamente, além de olhar para cada orçamento e potencialmente dizer o que terminou, mas isso ainda pode ser baixo, então há uma rede lá, se isso faz sentido.
[Emily Lazzaro]: Somente para quem está olhando ou o que for, apenas um orçamento do tamanho de um milhão de dólares adiciona rapidamente, e parece que Uma quantidade significativa que estamos para trás, mas não é necessariamente por causa de uma linha louca. Eles são apenas muitos números que se ligam. e formando esse número de déficit para este ano.
[Nina Nazarian]: Sim, o presidente urso, através de você para o conselheiro Lazzaro, aprecio esse contexto que ele provocou para quem ouve, e eu concordo com você. Estamos falando de um orçamento de mais de 200 milhões de dólares. US $ 1 milhão em um orçamento de US $ 200 milhões é obviamente meio por cento. Então, você sabe, eu realmente acho que não é tão ruim quanto vimos nos últimos anos, mas também nós, e como o conselho sabe, estamos mantendo Muito perto de nossa mente, temos uma dívida importante que será adicionada ao orçamento do ano fiscal 27 no próximo ano e como isso também afetará a imagem geral.
[Zac Bears]: Obrigado. Muito rápido, eu acho, e acho importante esclarecer. Há um agora Com os orçamentos com os quais ele está trabalhando, quando ele diz um déficit, isso significa que, neste momento, estamos projetando que nossas despesas, se gostaríamos de gastar tudo o que todos os departamentos desejam gastar neste momento, seriam um milhão de dólares a mais do que a renda que receberíamos. Portanto, não estamos em déficit, estamos tentando descobrir como obter despesas com o que esperamos que a renda ou a renda seja um pouco mais antes do próximo ano fiscal e isso é para o orçamento de julho e acho que esse é um bom contexto para quem está observe pela primeira vez. E estamos falando sobre o orçamento do próximo ano e De alguns dos documentos e algumas das conversas que você acabou de ter. As coisas verdadeiras que estão promovendo os custos são os custos fixos que aumentam o orçamento a cada ano. E estamos falando de obrigações contratuais com nossos funcionários com base em seus contratos sindicais, assistência médica por meio da Comissão de Seguros do Grupo do Estado, A responsabilidade da pensão que estamos financiando e do contrato de lixo DPW. E acho que, dados apenas alguns dos números preliminares, poderíamos argumentar que milhões de dólares vêm de qualquer um dos quatro orçamentos deste ano. Acho que todo mundo está presente, acho que até o lixo aumentou um milhão este ano. Então nós, como nos últimos anos, estamos vendo Que nossos custos fixos, as coisas que devemos pagar porque somos contratualmente obrigados a fornecê -los apenas para manter os serviços existentes e o nível de pessoal existente aumenta mais rapidamente do que nossa renda está aumentando. E isso é verdade mesmo com o cancelamento. Então, estamos onde estávamos antes. Eu só quero fazer uma pergunta, então irei ao conselheiro Callahan, que é se não tivéssemos aprovado o cancelamento, dado onde estamos neste ponto do orçamento, O que estaríamos vendo para nossas escolas ou para a cidade sem esses fundos?
[Nina Nazarian]: Obrigado, o presidente urso. Primeiro a dizer, eu aprecio o contexto adicional que você adiciona também. Eu acho que seus comentários e os comentários do conselheiro Lazzaro estão corretos. Quanto ao que estaríamos vendo, eu não poderia fornecer números específicos nesta fase, mas diria que estaríamos olhando para cortes, cortes significativos. Se não fosse por cancelamento. Portanto, certamente aprecia que a comunidade faz isso acontecer porque isso foi significativo para as escolas, também é significativo para o lado municipal da organização.
[Zac Bears]: Ótimo, obrigado. E acho que esse importante contexto de fundação para as pessoas ouvirá, oh, bem, não cancelamos e ainda temos um déficit. Bem, é isso que são as coisas. É isso que os custos estão nos afetando. Conselheiro de Callahan.
[Anna Callahan]: Obrigado. Minha pergunta também é realmente sobre o suporte de dois cancelamentos e meio. E eu sozinha, meu entendimento é e quero ter certeza de que isso está correto e para quem ouve, que esses cancelamentos passaram um, você sabe, um para escolas, um para as escolas mais caminhos e pelo menos no primeiro ano que eles precisam passar nas escolas. Portanto, apenas para garantir que esse milhão de dólares não deixe o cancelamento que passamos, que foi designado para escolas, só quer verificar
[Nina Nazarian]: Nisso. Sim, 100% confirma que o presidente está passando pelo conselheiro Callahan. Obrigado. Obrigado.
[Zac Bears]: Excelente. Obrigado. Tudo bem. Temos outras perguntas dos membros do conselho neste momento sobre o orçamento? Não vendo, só tenho uma pergunta real sobre um comentário de contexto básico. Você estava mencionando, está olhando para recibos locais e um novo crescimento, está terminando o novo crescimento e analisou as folhas de cerejeira. Existe alguma esperança de que parte desse milhão vem de uma quantidade adicional de renda, pois esses números termina em vez de eliminar as coisas dos orçamentos?
[Bob Dickinson]: Isso seria muito bom. Sempre há esperança. Eu acho que sim, provavelmente. Mas até termos números mais firmes, não sabemos.
[Zac Bears]: Sim. E eu só queria esclarecer, porque parecia que você disse que eu poderia ir de qualquer maneira. E eu me pergunto: é possível que pareça que se baseie nisso é o número de renda que teremos, e é provável que o número de renda não mude muito em nenhuma direção?
[Bob Dickinson]: Isso é correto.
[Zac Bears]: Obrigado. Tudo bem. Se não houver mais perguntas sobre a descrição do orçamento geral. Acho que poderíamos ir diretamente para falar sobre esse orçamento de finanças e aquisições. Oh, eu acho. Sim, acho que Shane tem que ativá -los para aparecer aqui. Ótimo, bem, continuaremos finanças. Eu só vou ler muito rápido. Temos a equipe fiscal proposta 26, 620.295. Promotor 26 despesas ordinárias propostas, 259.840, totalizando 881,35. E isso é 854.314. Então, um aumento de 25.800 ou cerca de 3%. E isso vem de O contrato administrativo aumenta e uma cauda de 2% para funcionários não uniões. Projeta -se que os custos de auditoria do ano fiscal26 aumentarão com isso, em aproximadamente 10.000. O custo do programa de administradores aumentou em 7% das despesas. E também houve uma despesa de aumento da publicidade e o arrendamento da copiadora e uma nova impressora para cheques aumentou, portanto. Parece nada que não precisamos.
[Bob Dickinson]: Nada da terra que quebra. Mais uma vez, a maior parte do aumento é obviamente nossas obrigações contratuais e o que pagamos pelos administradores e o que pagamos pelos auditores. Não podemos realmente, tentamos conversar com auditores e administradores e definitivamente pedimos isso. Acho que Courtney realmente descansou um pouco no programa de administradores, mas esses são os custos que enfrentamos, então.
[Zac Bears]: Sim. E apenas para quem vê a auditoria é a auditoria independente que temos todas as finanças da cidade todos os anos. E administradores são o programa financeiro que estamos usando atualmente para o City. Bom. Bom. Temos alguma dúvida sobre o orçamento de finanças e aquisição? Conselheiro de Tseng, obrigado.
[Justin Tseng]: Dickinson por se juntar a nós. Costumo saber que quando estamos aqui, falamos sobre a necessidade, quantos anos o software financeiro de nossa cidade é, e especialmente se tornou um problema quando o apontou quando entrou, que os sistemas que estávamos usando não eram os sistemas que são comuns em todo o estado ou são atualizados. E isso diminui o fluxo de trabalho, também torna as coisas mais difíceis. Portanto, suponho que minha preocupação com o problema seja mais do que acho que estamos falando sobre o problema e depois vinculamos o caminho quando poderíamos ver exatamente essa transição para um sistema financeiro melhor ou um novo sistema financeiro, como o software. E tem esses efeitos com um golpe de Afetando a pontualidade das informações financeiras, ela pode afetar o cálculo do salário retrô, as diferentes atualizações de folha de pagamento e finanças também. Suponho que existe algum dinheiro aqui, pelo menos qualquer dinheiro de semente aqui, para desenvolver essa linha do tempo, que planeja atualizar o software financeiro de nossa cidade?
[Bob Dickinson]: Não. Francamente, O problema é que, neste momento, os administradores, embora seja lento e desajeitado e algo difícil de usar, é o que temos e o que todos estão acostumados. Na transição A, existem maneiras de fazer essa maneira de estar em forma, por exemplo, apenas atualizar o livro geral. Teremos que fazer algumas melhorias sobre como trabalhamos com o tesouro. O livro de caixa do tesoureiro está em um programa chamado Softwrite. E trabalharemos na transição para um servidor baseado em nuvem, porque o servidor deve ser substituído no próximo ano. Então, estou querendo fazer isso, mas estamos falando sobre realmente mudar uma solução de software diferente terá que ir em etapas por muitos anos, e isso custará pacote. Quero dizer, estamos conversando com o norte de um milhão de dólares. Então, não, quero dizer, não é algo que discutimos meu orçamento operacional, na verdade, isso é algo que prepara um plano para fazer e ver como podemos financiá -lo.
[Justin Tseng]: Eu aprecio essa resposta. Eu acho que isso ajuda a explicar muito, mas acho que esse conselheiro, o que eu gostaria de ver no futuro é que pensamos em como essa transição é vista, mesmo que se estenda por um período de tempo, porque acho que teria impactos positivos a longo prazo para a nossa cidade. Então, acho que não iria a lugar nenhum se pelo menos não começarmos a formular como esse plano seria visto. Esse sou eu falando por mim mesmo.
[Zac Bears]: Obrigado por dizer quando diz que um norte de um milhão de dólares está falando sobre custos de tempo.
[Bob Dickinson]: Eu teria que refinar os números com base no que estou pensando que seria o processo. A maioria seria custos únicos em termos de compra do software. E estou pensando apenas no indicado, o maior é o MUNIS, mas que recebi algumas citações para os diferentes módulos e quanto eles custariam. Comprar o software seria a maior parte disso. Então você precisaria comprar seu contrato anual de suporte e uso de software. A mesma coisa que temos aqui com os administradores. Isso é realmente mais com Munis. É mais caro. E então provavelmente haveria Uma quantia significativa de dinheiro que precisaríamos para o Munis pessoal entre e treinar todos para usar o novo software. E apenas para dar uma idéia da complexidade disso, neste momento, o tesouro usa o Softright. Softright falará melhor com Munis do que falará com os administradores. Mudaríamos para o módulo do maior livro para os administradores de Munis se escolhermos Munis. Depois disso, provavelmente mudaríamos no módulo do tesouro. Então, depois disso, nos mudamos para Compre o módulo da folha de pagamento. E isso eliminaria completamente o softite e provavelmente se livraria de Harper enquanto Harper processaria nossas folhas de pagamento. E poderíamos ter tudo interno em uma coisa. Mas, novamente, é assim que é complexo. Existem centenas de milhares de dólares. Na frente, provavelmente é como um milhão de dólares. Depois, existem centenas de milhares de dólares nos próximos anos, já que gradualmente fazemos a transição para todo o sistema para algo como Munis. Portanto, é um ótimo projeto. Levaria muitos recursos. Além de Munis, provavelmente precisaríamos de um consultor externo para trabalhar na tabela de contas e garantir que todos os sistemas funcionem corretamente e que todos tivessem o que precisavam. Tenho certeza de que, neste momento, realmente temos a infraestrutura neste edifício para executá -lo, o que não acho que tenha sido o caso apenas dois ou três anos atrás. Porque se formos a Munis, tudo será baseado na nuvem. Precisamos de fibra óptica em todos os lugares para executar o software. Precisamos de desempenho suficiente para fazê -lo. Portanto, é um ótimo projeto.
[Zac Bears]: Bem, talvez algumas boas notícias que eu ouço são que temos algumas bases para nos permitir fazer o projeto. Mas parece -me que, para mim, aquisição e treinamento são custos únicos em milhões de milhões em meio a milhões, um intervalo de US $ 1 milhão, talvez mais do que estou vendo pontos mais altos da Nina no céu.
[Bob Dickinson]: Muito possível.
[Zac Bears]: Os milhões de milhões de milhões.
[Bob Dickinson]: Os milhões de milhões de milhões.
[Zac Bears]: E então suponho que a única razão pela qual estou fazendo isso é porque agora Pelo que você disse, sou atraído pela idéia de que estamos pagando um custo anual de assinatura para administradores, Softright e Harper no momento. Sim. E me pergunto se o custo anual combinado dos Munis, para se mudar para todos para Munis eventualmente ou talvez seja menor.
[Bob Dickinson]: Definitivamente não seria menor. Provavelmente é o mesmo, suponho. Bem.
[Zac Bears]: Muito bem, eu iremos, acho que vi o conselheiro Callahan e depois o conselheiro Lame, conselheiro Callahan.
[Anna Callahan]: Quanto tempo você levaria para escrever um documento de uma ou duas páginas que essencialmente apresentassem a diferença entre manter o software que temos e passar para o novo software, tanto em termos de custos iniciais quanto em quanto tempo os custos de longo prazo, como ponto, quebraríamos um ponto de equilíbrio ou começaríamos a economizar dinheiro se mudarmos para o novo software, quanto? trabalho seria? Você acha que poderia colocar isso em um documento de uma ou duas páginas e seria terrivelmente oneroso para você?
[Bob Dickinson]: Não me parece. Eu realmente não entrei nos detalhes sangrentos disso, mas não acho que seja tão difícil descrever como vejo que funciona.
[Anna Callahan]: Gostaria de saber se, porque, você sabe, ouço que todos esses nomes de software diferente estão circulando e, em seguida, todas essas quantias diferentes de dinheiro e, e tenho problemas para embrulhá -lo, se não for escrito. Então, eu realmente apreciaria que não sei se isso é algo que você sabe que o conselho sente que vale a pena, vale a pena o tempo para eu gosto, como uma página de uma página, apenas dos contornos básicos, mas eu apreciaria.
[Zac Bears]: Eu consideraria que uma moção do conselheiro Callahan solicita que o Diretor de Finanças organize um documento de uma página que descreva o processo para se mover.
[Anna Callahan]: Fico feliz em fazer esse movimento, a menos que alguém tenha, em particular, antes de começar a fazer um movimento. Existe alguém que é, não, não faça isso, porque estou feliz em fazer esse movimento?
[Zac Bears]: Há um segundo no movimento. Vamos ao chefe do Conselho de Steph.
[Nina Nazarian]: Eu não sou um não para registro. Mas quero compartilhar algumas das considerações que Bob enfrenta neste momento, porque acho que deve ser declarado aqui hoje à noite, e você pode saber que temos uma vaga em nosso gerente de orçamento, diretor de finanças assistentes. Atualmente, estamos tentando a bordo dessa posição. Bem, contrate para essa posição e depois a bordo dessa posição. E há vários prazos e expectativas entre agora e 30 de junho, certo? Então, eu apenas digo tudo isso para projetar quais podem ser as limitações dos recursos no horizonte imediato. E então eu sei que Bob entra em sua temporada movimentada. Então, estou tentando ver isso para Bob, caso eu tenha outras perguntas adicionais.
[Anna Callahan]: Talvez eu coloque uma data de validade em 31 de julho para fazê -lo, por isso não é como durante a temporada de orçamento. Se você pode terminar a temporada de orçamento e saber. É sempre a temporada de orçamento no outono. Eu sei, eu sei. Não sei se isso é útil.
[Bob Dickinson]: Estou ocupado o tempo todo. Em algum momento deste verão, eu provavelmente poderia reunir isso. A outra consideração é que, quando falamos sobre isso, todo mundo já ouviu falar de Munis, bem, nem todo mundo está aqui. Muito poucas pessoas provavelmente ouviram falar de Munis, mas as pessoas que fazem meu trabalho ouviram falar de Munis. Existem outras soluções de software para isso. Se isso for ou não outra peça de todo esse quebra -cabeça, não chamaríamos a Tyler Technologies e diríamos, instalar o Munis aqui. Há um milhão de dólares aqui. precisamos Precisamos investigar as outras soluções e, obviamente, temos uma aquisição dando uma olhada, apenas porque temos que fazer nossa devida diligência. Se estamos procurando reunir um tipo de resumo do que seria necessário, se você não estiver muito preocupado com os detalhes realmente sangrentos de como esses sistemas funcionam, isso não levaria muito tempo. E eu posso colocá -lo no meu calendário Depois de obter o orçamento aprovado, tenho meu novo e novo assistente de trabalho de financiamento assistente.
[Anna Callahan]: Excelente. Nesse caso, eu adoraria fazer um tipo de movimento simples. Não vou colocar muitos detalhes porque acho que você entende o que estamos procurando. E a moção é que solicitamos um documento que descreva o que seria necessário para Medford atualizar nosso software financeiro.
[Zac Bears]: Bem. E podemos solicitar isso para setembro ... primeiro? Primeiro do dia? Foi o dia em que eu ia dizer? Eu ia dizer em 30 de setembro.
[Anna Callahan]: Isso também está bem. Perfeito. Para setembro, não importa. Eu acho que tudo bem enquanto é este ano.
[Zac Bears]: Tudo bem. Existe um segundo nesse movimento? Lazzaro Advisor? Todos aqueles que são a favor?
[Anna Callahan]: Chance.
[Zac Bears]: Oposto? O movimento passa. Uma pergunta adicional, o conselheiro Kellogg? Muito bom, iremos ao conselheiro Leming.
[Matt Leming]: Então, eu tive essa pergunta em minha mente por alguns minutos, mas a conversa pode ter lançado alguma luz sobre isso. Mas ainda assim, estou curioso. Na sua cabeça, o que você vê como a maior barreira para realmente atualizar o software financeiro? O custo antecipadamente, a resolução real da aquisição e integração do novo sistema, ou é treinar a equipe para usar algo novo? Porque parecia que essas são as três coisas que você estava falando no momento. Como, qual você teme quando pensa em fazer isso?
[Bob Dickinson]: Número três, treinamento. Obviamente, o custo inicial é um grande número. Como chegamos lá, não sei pessoalmente. Há muitas coisas diferentes nesta cidade que precisam de um milhão de dólares, francamente. Uma vez feito isso, uma vez que eu tenho o dinheiro juntos, instale o software e o faça, você sabe, isso é feito por profissionais e consultores. Isso não é um grande problema. Fazer, você sabe, verifique se é um grande problema, mas é algo que não afetaria as operações diárias da cidade. Eles instalariam o software, certifique -se de que você realmente faça o que deve fazer, garantiria que, na realidade, que possam se conectar com o software corretamente, para que possamos fazer esse aspecto funcionar. E ao longo do caminho, você sabe, sim Saia Harper e vá para o módulo da folha de pagamento. Há um todo, existem muitos módulos diferentes que Muniz tem. Provavelmente começaríamos com o livro principal e o módulo AP. Então, o que os administradores fazem neste momento. E então nos movemos gradualmente para o módulo do tesouro. Existe um módulo de contrato, que torna a aquisição e esse fluxo de trabalho muito, muito mais fácil. Em seguida, você tem o módulo do Tesouro que incluiria, você sabe, imóveis, propriedade pessoal, imposto especial, veículos fiscais especiais, que teriam que se conectar com Kelly e Ryan, por exemplo, que, você sabe, perseguirem pessoas que não pagaram seus impostos sobre veículos motorizados há muito tempo. Mas tudo o que é feito por pessoas que Você sabe, eles são treinados, é isso que eles fazem. É complicado, mas estaríamos testando esses sistemas e garantiríamos que eles funcionem. Isso não afetaria as operações diárias da cidade. Mas uma vez que você obtém isso e muda para um novo sistema de software, é como, você sabe, você está usando o Microsoft Excel durante toda a sua vida e agora precisa usar alguns, você sabe, o Google Docs. É como se eu não estivesse acostumado a usar esse outro sistema. Muito funciona de maneira semelhante, mas não tudo. Portanto, treine todos na cidade que precisariam fazer a transição, já que muitas pessoas estão aqui há anos e anos e anos usando administradores. Eles estão acostumados com o que fazem. Isso seria. longo e complicado.
[Matt Leming]: Então, em termos desse tempo, você acha que uma linha do tempo melhor seria talvez quando muitas pessoas novas que chegam ao departamento que estão mais dispostas a aprender novos sistemas? Porque estou apenas tentando pensar quando seria o melhor momento para isso, se a maior barreira for que a equipe aprenda a fazer algo novo.
[Bob Dickinson]: Estou tentando não ter uma vegetação rasteira, mas o ponto é que os administradores são usados em toda a cidade. Cada departamento o usa de alguma forma. E obter o benefício de ter um novo sistema integrado significa que as pessoas devem se acostumar com a forma como funcionaria. Estou familiarizado com o MUNIS porque o usei na minha posição anterior. Uma das vantagens é, por exemplo, o fluxo de trabalho das contas a pagar. Alguém envia uma inscrição que vai automaticamente ao chefe de seu departamento. O chefe do departamento o aprova e vai ao financiamento para garantir que haja dinheiro suficiente lá para pagar isso. Destina -se à aquisição se for um certo nível. Tudo isso é por e -mail. Mas isso é, você sabe, existe o usuário final, depois há o chefe do departamento, depois há finanças e depois há aquisições. E isso se tornará um PO, então isso é uma aquisição novamente. E tudo isso é feito através do fluxo de trabalho, tudo é feito por e -mail. Basta receber um e -mail, você clica nele, você vai, tudo bem, isso é ... É isso que você está procurando e está assinado. Mas a conclusão é que todos, do funcionário de um apartamento, através do chefe do departamento, através de todas as outras pessoas que teriam que assinar isso, todo mundo precisa aprender a fazê -lo com o sistema. Portanto, afeta, não é apenas que, se as finanças tivessem muitas, quero dizer, tenho certeza de que as pessoas em finanças que usam administradores o tempo todo, não tenho dúvidas de que posso treiná -las para usar os munis rapidamente. Mas em todos os departamentos da escola, todos os departamentos da cidade, existem muitas pessoas. Há muitas pessoas envolvidas que de repente terão que usar um novo sistema quando mordemos a bala. E isso pode fazer muito bem. Eu poderia fazer muito treinamento.
[Matt Leming]: Bem, acho que onde estou chegando é que não tenho a impressão de que haverá um período específico no momento em que não será um problema. Portanto, a menos que planejemos continuar usando o mesmo sistema para sempre, se houvesse um caso em que fazê -lo 10 anos no futuro seria o momento ideal, seria um momento melhor para fazer essa mudança, e isso é uma coisa. Mas se você não acredita nisso, mas sempre será um processo difícil, embora tenhamos benefícios de longo prazo,
[Zac Bears]: Isso é tudo. Eu não quero chamar isso muito. Eu faço isso, você sabe, uma versão 100 do tamanho do que você faz no meu trabalho diário. Mas, essencialmente, o que você está dizendo é que esse processo é no final, teríamos que master que todos que compram algo na cidade como comprar algo. Certifique -se de que todas as coisas da folha de pagamento se movam sem problemas e para todos os pagos pela cidade continuem sendo pagos corretamente e também recuam não apenas as pessoas que trabalham no prédio, mas também introduzem novas maneiras de pagar pela maioria de seus impostos ou taxas para a cidade através do Departamento do Tesouro.
[Bob Dickinson]: Ele nem havia atingido pagamentos e coisas reais. Esses sistemas seriam integrados ao MUNIS. Eu sei que estava envolvido em fazer parte disso para Nantucket. Eu sei que você pode fazer isso. Configurando é outro aspecto disso.
[Zac Bears]: Sim. OK. E acabei de publicar isso. Eu concordo, acredito que o espírito do conselho, ou seja, não há melhor momento do que em breve para começar com isso. Mas também, quero dizer, essencialmente, estaríamos conversando por pelo menos um período de tempo, estaríamos pagando pelo novo sistema, continuando pagando pelo sistema anterior, provavelmente executando os dois sistemas em paralelo, até que tenhamos certeza de que o novo sistema não falhará para um essencial, você sabe, obviamente, uma corrida de folha de pagamento não pode perder, certo? Então, eu entendo o escopo e a escala do que você está falando, mas acho que este documento é um bom começo. Eu realmente acho que logo depois disso, devemos entrar na areia de como você vê o CIP pagar os custos únicos aqui. Quão significativamente, obviamente, dependendo da oferta e que solução acaba sendo selecionada? Sabe, US $ 250.000, US $ 500.000, US $ 750.000 no orçamento operacional? Estamos falando de 50 ou 100.000? Porque eu acho que quando estamos falando de estar constantemente com um déficit de um milhão de dólares, quando estamos tentando fazer o orçamento todos os anos, isso seria chocante para mim, você sabe, se estamos falando de outro milhão contra 100.000, essa ordem de poder, mas Eu apenas aprecio que você revise. A única coisa que eu queria perguntar, passou por como um fluxo de trabalho da AP funcionaria com um novo sistema. Como você vê agora?
[Bob Dickinson]: É principalmente papel.
[Zac Bears]: OK. E acho que esse é o tipo de elemento de custo oculto disso, eu acho, é algo que pode valer a pena apontar ou tentar levar em consideração no documento que ocorre nos próximos meses. Como essa é a única parte disso em que acho que pode haver grandes benefícios no sentido de que, se pudermos obter um sistema que seja muito mais eficiente, quantas horas de trabalho estamos salvando pessoas em seu escritório, mas também todas as pessoas que colocam no post e todos aqueles que trabalham no tesouro que poderiam fazer algo mais? Porque não é, você não está vendo na linha, mas se um funcionário gastar 10 horas por semana Ou 15 horas por semana em um apartamento fazendo principalmente isso, e sob um novo sistema, seria duas a cinco horas por semana. Esse também é um impacto financeiro bastante significativo na cidade a longo prazo. Então, eu sei que é difícil quantificar e não peço que você o quantifique, mas acho que faz parte da conversa. O objetivo disso não é apenas facilitar a colocação da cidade da cidade, colocar o módulo de Munis para mostrá -lo no site, mas também está tentando fazê -lo para que as pessoas nesse edifício possam. Conceda mais tempo em outro emprego, em vez de ter que mover o papel de um lado para o outro para comprar papel, por exemplo. Então, se você quiser comentar algo assim, não quero deixar você.
[Bob Dickinson]: Sim, mas dá uma impressão de quão complicado tudo isso é mudar. Sim. E nós nem mesmo jogamos Folha de pagamento quando a folha de pagamento seria completamente eletrônica. Portanto, os departamentos entrariam na folha de pagamento em Munis toda semana, e isso fluiria diretamente para o tesouro e diretamente para um arquivo que vai ao banco para transações eletrônicas. Novamente, é você, que estaria na fase dois ou três deste projeto, mas você pode imaginar o quão complicado seria treinar todos sobre como isso realmente funciona. Sim, assegurando que todos uma vez por semana recebam seu cheque.
[Zac Bears]: Sim, então, na parte de trás, você está economizando dezenas e centenas de horas, mas é muito divertido chegar lá.
[Bob Dickinson]: Sim, há muito custo com antecedência para isso.
[Zac Bears]: Sim Agradeço a discussão, agradeço por escrever alguma coisa. E a última, você sabe, eu acho, ainda acho que isso é importante. Eu ainda acho que é um problema. Você sabe, quando você chegou pela primeira vez e alguns anos atrás, quando eu diria que havia menos familiaridade com a complexidade dos sistemas que temos, você sabe, espero que você esteja aqui pelo tempo em que deseja ficar aqui e através de nós em transição para novos módulos e um novo sistema financeiro. Como estamos fazendo isso, você sabe, que falta de um termo engenhoso, muitas vezes nas operações e no trabalho financeiro chamado fator de ônibus, que é se não tivéssemos Bob Dickinson aqui, como podemos transferir o conhecimento que você tem ou a capacidade de alguém para que integra e diga o suficiente como esses sistemas funcionamos como podemos fazer um orçamento, fazer uma auditoria, nunca fazer os pagamentos e os pagamentos e a AP e as coisas.
[Bob Dickinson]: Isso significa com o nosso sistema existente?
[Zac Bears]: Sim, apenas se você souber se supormos que vá em frente ou se aposentar ou o que for.
[Bob Dickinson]: Eles correm sobre um ônibus.
[Zac Bears]: Você chega na loteria, vamos fazer isso positivo, chamaremos de fator de loteria que você sabe.
[Bob Dickinson]: Bem.
[Zac Bears]: O mega milhão de golpes.
[Bob Dickinson]: Sequestrado por alienígenas.
[Zac Bears]: Seqüestrado por alienígenas, você sabe que poderíamos seguir em qualquer direção, mas você sabe e alguém precisa entrar e continuar dirigindo a cidade. Sei que era difícil haver muito treinamento que tivesse que entender como nossos sistemas antigos funcionam e se integraram.
[Bob Dickinson]: No momento, como não tenho um diretor de financiamento de assistência, estamos trabalhando duro para colocar uma nova pessoa lá e treiná -la, seria, tentar não ser sequestrado por alienígenas nas próximas semanas. Mas não é, há muito, há muitas coisas para saber, mas não é que a cidade não possa correr. Sem mim. É apenas para acompanhar tudo e ter o conhecimento de saber como as coisas devem ser configuradas em termos de configuração da imagem da conta, configurando códigos de tesouro, certificando -se de que todas essas coisas realmente fluam corretamente. Fazendo os ingressos para o jornal para auditorias. E isso é algo que alguém sabe, quando você saiu para me substituir, essa pessoa teria que saber esse tipo de coisa. Isso é apenas na natureza dessa posição. E então, obviamente, como aconteceu quando fui, durante o intermediário antes de ser contratado, você sabe, há empresas de consultoria que você já sabe, especificamente tem pessoas que podem intervir e fazer isso. Sim, levaria tempo para recuperar o atraso como os administradores e o software funcionam e o que seria necessário para movê -lo para Munis. Programa de software claro ou outro.
[Zac Bears]: Sim. E eu aprecio isso. E, e, você sabe, eu digo para ir a pontos de conselho, mas também para perceber como, Há pessoas que usam esses sistemas há muito tempo. Existem peculiaridades nesses sistemas. Provavelmente existem ... Pequenas coisas que, você sabe, alguém aprendeu e agora sabe, você sabe, isso torna as coisas muito mais rápidas, eu acho. Ou, você sabe, quando eles procuram algo, têm esse conhecimento e experiência institucional. Isso significa que, apesar de o sistema ser desajeitado e complicado, uma vez que eles aprendem, oh, escrita suave, se eu clicar neste botão para conectá -lo aos administradores dessa maneira, é muito mais fácil do que tentar olhar para o Google ou o que quer que seja, você sabe. E acho que, novamente, é mais trabalho para um escritório que está sobrecarregado com o trabalho e você é o primeiro departamento que ouvimos e suponho que cada departamento que ouvimos falará sob recursos e seja exagerado. Mas acho que uma das razões pelas quais, pelo menos, estamos no Conselho no processo orçamentário fiscal 23 e, e, você sabe, o que aconteceu lá, e aquele período intermediário entre as posições do CFO. Uma das razões pelas quais acredito, e o conselheiro Tseng também está aqui, e o conselheiro Collins, e tenho certeza de que o conselheiro Scarpelli também diria, uma das razões pelas quais acredito que somos tão intencionais e focados nessa idéia de mudar para um novo sistema é que vimos o que aconteceu quando o sistema existente não tinha pessoas com esse conhecimento institucional e que eram o conhecimento que eram o conhecimento que eram o conhecimento que eram o conhecimento que eram o conhecimento que eram o conhecimento que eram o conhecimento que eram que o conhecimento. Foi sem dúvida o processo que temos agora, o que eu acho muito ótimo. E eu digo isso principalmente para ser positivo e dizer, Você sabe, feliz com a forma como as coisas funcionam e impressionam, nunca, nunca, houve uma entrada dupla ou algo assim. É como se o sistema funcionasse, as informações nos obtêm, embora não sejam o melhor sistema. Subject If We're Gonna Be Talking About Like A Three, Five, Six Timeline Or More For Transitioning To a New System That A Bob and Courtney's Thoughts or A Bob Courtney and Judy's And Lisa's Thoughts Book of Here's The Works might be like sumpthing like an sop around sum of tose kind of the quirkiness of Our existing system might be worth having on hand just for the possibility of, you know, Só estou pensando nesse caso específico que experimentamos juntos.
[Bob Dickinson]: Sim, ele fez isso, ocorreu -me e há definitivamente documentos estabelecidos para parte disso. Ele não fez isso, não é formal. Sim.
[Zac Bears]: Você sabe, não, eu aprecio isso e acho que você sabe Mesmo apenas para colecioná -los e dizer, em caso de fogo, quebre este vidro, é aqui que está o livro. Eu poderia ir, você sabe, eu nunca quero estar nesse orçamento. Ou seja, você sabe, não é ótimo, mas é muito melhor. Muito bem, qualquer pergunta adicional para finanças e aquisição? Não vendo nenhum, iremos ao conselho do envelhecimento. Obrigado. Obrigado, Pam, por sentar e por eu tentar encerrar o conselho falando sobre sistemas financeiros e de aquisição. Eu só vou ler muito rápido. Temos um orçamento de pessoal proposto fiscal 26 $ 264.064 e despesas ordinárias US $ 16.000. E isso é um aumento de aproximadamente US $ 3.000 ou 1% de US $ 277.157 para US $ 280.064. E parece que todos os aumentos estão no salário e em uma equipe de escritório. Em seguida, cerca de US $ 5.400 em filas, aumento de US $ 20 em um contrato de equipamento de escritório. E parece que houve uma redução em parte do orçamento proposto para o telefone e a Internet em despesas comuns. Com isso, eu irei até você, diretor Pam Kelly, Conselho de Envelhecimento.
[Pam Kelly]: Obrigado, conselheiros. Obrigado por nos receber esta noite. Como o conselheiro urso que acabamos de mencionar, sim, há um ligeiro aumento na folha de pagamento dos quatro funcionários que estão na folha de pagamento do município, e isso é devido ao Desculpe, a equipe que não é colo e, obviamente, uma equipe de membros do sindicato aumenta. A diminuição no telefone da Internet foi devido à compra da atualização da cidade para os telefones, e todas as faturas foram contratadas sob um Novo departamento, o departamento de TI que acho que isso tem agora. Portanto, não é que não tenhamos telefones. Temos os telefones, mas não precisamos nos preocupar com o faturamento. Há alguma dúvida?
[Zac Bears]: Sinta -se à vontade para adicionar o que deseja e depois ir a perguntas.
[Pam Kelly]: Bem. Nosso orçamento é realmente simples. Não está muito incluído nisso para o Conselho Envelhecimento. E acho que isso explica para si mesmo pelo que temos. Mas se houver alguma dúvida para mim, por favor.
[Zac Bears]: Temos alguma dúvida para Pam, conselhos de envelhecimento? Diretor de Lazzaro.
[Emily Lazzaro]: Não tenho dúvidas. Eu apenas aprecio que você esteja aqui. E isso é praticamente financiado no que diz respeito a. Então, eu gostaria que tivéssemos mais com o qual poderíamos dar e melhorar suas ofertas. Mas quero dizer, você faz muito com o que tem agora. Eu sei. E eu sei que você é realmente um desempenho excessivo com o que você se dá, mesmo agora seria ótimo para você ter mais, espero que um dia em breve. Mas eu aprecio sua apresentação.
[Zac Bears]: Muito obrigado, muito obrigado. Eu só tenho um comentário e uma pergunta. Eu só quero agradecer por trabalhar com membros do conselho, você sabe, toda a equipe de lá, Suzanne e todos os outros por estabelecer sessões de escuta. Sei que vários conselheiros envolveram mais com o centro sênior em uma capacidade formal oficial, não apenas alcançando eventos, mas também com essas sessões de escuta. Então, eu realmente quero agradecer por isso.
[Pam Kelly]: E nós realmente apreciamos porque não é fácil para muitos de nossos participantes chegarem ao conselho da cidade. Então, para todos cairem uma vez por mês Em momentos diferentes, é útil e eles apreciam.
[Zac Bears]: Incrível. Obrigado. E então minha outra pergunta, eu sei, o orçamento do Fundo Geral, você sabe, esse orçamento paga pessoas e o material de escritório, basicamente, correto, mas você recebe outros fundos, poderia nos dizer, você sabe, o estado e outros fundos de subsídio do que é visto esse programa?
[Pam Kelly]: Absolutamente. Então, recentemente tivemos o orçamento do CDBG. Agora, não foi Confirmado ainda, mas vou com sorte US $ 24.000, o que ajuda em quatro áreas diferentes de programação e recursos adicionais que usamos. O outro orçamento que obtemos é do estado. Na verdade, o estado, para todas as comunidades do centro sênior, existem 350. Você baseia sua população. Idosos com 60 anos ou mais. Então, de acordo com o censo federal de 2020, Medford tem 12.766 pessoas com mais de 60 anos ou mais. E um adulto nos garante Taxa anual. Portanto, neste momento, custa US $ 15 por adulto, e esse fundo é o que realmente usamos para todas as aulas de exercícios, todos os extras que não são abordados no orçamento municipal. Então nosso motorista para o nosso caminhão, alguns de nossos eventos, Mystic Valley Elder Services, Match Title III, alguns dos Coisas que podem cair entre a lacuna que não são completamente cobertas pelo orçamento municipal.
[Zac Bears]: Ótimo, obrigado. E sim, eu só acredito que a outra grande coisa sobre esse processo, e há muito contexto, esse é o orçamento da cidade.
[Anna Callahan]: Correto.
[Zac Bears]: Mas o orçamento da cidade não é realmente todo o dinheiro que os departamentos da cidade gastam nas coisas que fazem. E assim, por exemplo, você sabe, é quase Você sabe, outras centenas de algo, quase US $ 200.000. Correto. Sim. Que você usa para todos os outros programas que absolutamente amam nossos anciãos. Então, eu acho, você sabe, não importa o quanto possamos falar sobre lembrar a todos, você sabe, você pode ver esse papel e dizer, bem, o que estamos fazendo? A resposta é que vem de outro lugar.
[Pam Kelly]: Correto. Outras áreas. E também fazemos muitos escritos de subsídios.
[Zac Bears]: Sim.
[Pam Kelly]: Isso é muito útil.
[Zac Bears]: Incrível. Bem, muito obrigado. Não vejo mais perguntas. Você tem algum movimento? Muito bom, obrigado, diretor de Kelly.
[Pam Kelly]: Obrigado.
[Zac Bears]: Esses foram nossos dois departamentos e nossa visão geral de hoje para o comitê de toda a reunião. Temos mais discussão ou há uma moção? Sobre a moção para manter a papelada no comitê, consulte as moções e perguntas e adie. Eu não acho que tínhamos nenhum. Tivemos a moção do conselheiro. Esse é o conselheiro de Tseng, apoiado por. Destacado pelo conselheiro Leming. Todos aqueles que são a favor? Oposto? O movimento passa. A reunião é adiada. Estaremos em uma reunião regular em apenas um minuto para sete, logo após as sete horas. Obrigado.